ANÁLISIS, DESCRIPCIÓN Y ESPECIFICACIÓN DE LOS PUESTOS DE TRABAJO

ANÁLISIS DE PUESTO: Es un proceso metodológico que permite obtener información de todas las partes de un puesto de trabajo.

BENEFICIOS DEL ANÁLISIS DE PUESTO:

1. Para los directivos de la empresa: Constituye la posibilidad de saber en detalle las obligaciones y características de cada puesto.

2. Para los supervisores: Les permite distinguir con precisión y orden los elementos que integran cada puesto para explicarlo y exigir más apropiadamente las obligaciones que supone.

3. Para los trabajadores: Les permite realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien.

 ETAPAS DEL ANÁLISIS DE PUESTO: 

1. Planeación:

a) Selección del puesto

b) Elaboración de organigrama

c) Elaboración de cronograma

d) Selección de los métodos de recolección de datos (observación, cuestionario, entrevista, hoja de trabajo, mixtas)

2. Preparación:

a) Selección de los analistas

b) Preparación del material de trabajo

c) Disposición del ambiente (dar a conocer los objetivos a la persona)

d) Recolección previa de datos (investigar de que trata el cargo)

3. Ejecución:

a) Recolección de datos

b) Selección de los datos obtenidos (información necesaria del puesto)

c) Elaboración previa del análisis (se realiza un borrador)

d) Presentar el borrador para darle el visto bueno

e) Redacción definitiva del análisis

f) Presentación final

ESTRUCTURA BÁSICA DEL ANÁLISIS DE PUESTO:

1. Identificación del puesto dento de la organización:

*Nombre oficial del puesto

*Codigo

*Dependencia

*Ubicación

*Posición (posición jerarquica la cual se ve reflejada en el organigrama de la empresa )

2. Objetivo General: Misión del puesto. Describe el trabajo en términos generales, es una explicación breve y concreta del propósito fundamental del puesto.

3. Descripción de las actividades del puesto: Para ello vamos a utilizar 3 preguntas:

  1)¿Qué hace? (debe responderse en tercera persona)

  2)¿Cómo lo hace? (modos, medios, materiales)

  3)¿Para que lo hace? (se explica claramente los objetivos de cada una de las actividades)

4. Equipamiento utilizado en el trabajo: Materiales, herramientas utilizados en la elaboración de las actividades.

5. Condiciones de trabajo: Se refiere a las condiciones del lugar (iluminación, ruído, humedad, espacio)

6. Responsabilidad: Hace referencia a la responsabilidad implicita del cargo como: personas, dinero, documentos, archivos.

7. Requerimientos mínimos exigidos:

*Nivel de instrucción

*Conocimientos

*Experiencia

*Carácterísticas de la persona

Y para finalizar se debe colocar: el nombre del análista, fecha y firma del jefe inmediato.

DESCRIPCIÓN DE PUESTO: Es un documento mediante el cual se establecen las actividades, responsabilidades, funciones, que en algunas ocasiones pudieran agregarse para ocupar el puesto.

REGLAS PARA REDACTAR LAS DESCRIPCIONES DE PUESTO:

1. Cada actividad debe indicarse con un verbo activo o infinitivo. Ejemplo: transcribir o transcribe, utilizando un sólo tiempo para cada descripción. (Se debe ser uniforme, todas las descripciones con el mismo verbo)

2. Después de indicar la actividad (¿Qué hace? indique ¿Cómo lo hace?) sabemos que el cómo lo hace son los medios que se utiliza para lograrlo. Para finalizar explique claramente el objetivo de la actividad. Ejemplo de actividades de un auxiliar de contabilidad:

"Transcribe las cuentas contables a los libros respectivos mediante el computador, para llevar los libros de contabilidad."

*Rojo: ¿Qué hace?

*Amarillo: ¿Cómo lo hace?

*Verde: ¿Para que lo hace?

3. Redacte de manera clara y sencilla, el lenguaje debe ser accesible para que toda persona lo entienda.

4. Su contenido debe ser consiso, se debe utilizar la menor cantidad de palabras, hay que evitar frases innesesarias como por Ejemplo: es tarea de, debe estar familiarizado con, bajo la responsabilidad.

5. Redacte con presición, no utilice enunciados ambiguos para que no exista confusiones y malas interpretaciones.

6. Trate de dar a la descripción un sentido lógico, utilice criterios de importancia.

7. Busque lo esencial de cada tema evitando caer en detalles innecesarios.

ESPECIFICACIÓN DE PUESTO: Es un documento en el cual se ven reflejados los requisitos mínimos para ocupar el puesto.

INFORMACIÓN BÁSICA DE LA ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO: La información que se consigna en la identificación del puesto debe permitir tener una clara idea respecto a los requisitos que debe poseer la persona que ocupará el puesto para desempeñarse, de acuerdo a las exigencias de la organización, estos datos son:

*Nivel de estudios requerido: Se indica el nivel mínimo de estudios, sean primarios, secundarios, técnicos, universitarios que demande.

*Cursos de especialización o calificación técnica: Se especificarán aquellos cursos de especialización adicionales que faciliten sus tareas.

*Experiencia previa y entrenamiento: Se indicará el tiempo mínimo de trabajo, en trabajos identicos o similares que le permitan ejercer satisfactoriamente sus funciones.

*Habilidades especificas o características de personalidad particulares: Son las aptitudes intelectuales específicas, habilidades adquiridas o cualidades personales que se requieren.

*Cualidades físicas: Son características físicas que se requieren para facilitar su trabajo, como estatura, peso, contextura.

*Sexo: Puede ser hombre o mujer, dependiendo de la tarea del público a atender, de la atención que va a desplegar.