CAPÍTULO
I. LA NOMINA
DEFINICIÓN
Es el registro financiero que realiza una
empresa sobre el pago de sueldos, salarios, comisiones, bonificaciones y
deducciones de los empleados o trabajadores que formen parte de la misma. Toda
empresa necesita contar con un recurso humano calificado para efectuar la
actividad principal, los cuales devengan un sueldo por su labor realizada.
Dentro del ámbito contable se considera como nomina a todos los pagos
efectuados a los empleados y trabajadores de una organización, ya sea de
manera mensual o trimestral.
El pago de nómina tiene como objetivos:
*Llevar
control y generación de la liquidación del pago de salarios.
*Cumplir
con las obligaciones de pagos a terceros contraídas por la empresa y el
personal con base en la ley y en las deducciones autorizadas.
*Proporcionar
información administrativa y contable para la empresa y entes encargados de
regular las relaciones laborales.
HISTORIA (BREVE)
La palabra nómina se deriva del vocablo latino onoma que significa
“nombre” y antiguamente se refería a la lista de los individuos que en una
empresa habían de percibir ingresos por concepto de salarios, justificando con
su firma el hecho de haberlos recibido.
Esos fueron los primeros pasos en materia de control del pago y las
prestaciones de los trabajadores, función que con el tiempo ha ido
evolucionando hasta llegar al momento actual en el que las grandes
organizaciones invierten en procesos y programas altamente sofisticados,
utilizan grandes espacios físicos para desarrollar dichas tareas y cuentan con
personal dedicado exclusivamente a calcular nóminas y realizar pagos.
CARACTERÍSTICAS
DE LA NÓMINA
*La nómina es un documento de naturaleza contable, con validez legal,
donde se especifica la relación de pago establecida entre un trabajador,
prestador de un servicio, y una empresa, contratante. En la nómina, deben estar
presentes los datos fiscales de la empresa contratante, tales como nombre,
domicilio o número fiscal; y los de trabajador, entendidos como nombre
completo, domicilio, número fiscal, número de afiliación a la Seguridad Social,
categoría del puesto de trabajo, fecha de alta, antigüedad en la empresa, etc.
*Como tal, una nómina es una factura de pago, por lo tanto, en ella se
debe reflejar el salario base del empleado, sobre el cual se harán las
deducciones o retenciones de rigor. A esta cantidad se le sumarán los
complementos salariales, que podrán ser por antigüedad, rango, formación,
riegos laborales, horas extras, bonificaciones por objetivos, entre otros. La
sumatoria total de estos ítems dará como resultado el sueldo bruto del
trabajador.
*A
continuación, la nómina deberá recoger, de manera especificada, lo relativo a
las deducciones de ley, correspondientes a la Seguridad Social, prestaciones
sociales, etc. Para, finalmente, en consideración de la cantidad devengada y el
total deducido, dar como resultado el monto que el trabajador, a fin de
cuentas, percibirá: su salario neto o líquido.
LA NÓMINA EN VENEZUELA
¿CÓMO ELABORAR UNA NÓMINA?
El proceso de elaboración de la nómina comienza
cada vez que se inicia un período de pago. Estos períodos están claramente
definidos por la Ley Orgánica del Trabajo
El trabajador y el patrono fijarán el lapso para
el pago del salario que no podrá ser mayor de una quincena, pero podrá ser
hasta de un mes cuando el trabajador reciba del patrono alimentación y vivienda"
Formato estándar de una nómina está regulado por
la legislación vigente, en la que se marca una estructura y un contenido mínimo
que debe ser respetado en todo momento. Este contenido mínimo de la nómina
puede ser:
*Datos identificativos de la empresa:
La empresa debe informar de su nombre,
domicilio, número de inscripción en la Seguridad Social. (Conocido
como código de cuenta de cotización). Esto sirve para saber quién es realmente
el que contrata y paga al trabajador más allá del nombre comercial de la
compañía.
*Datos básicos del trabajador:
Deberán figurar su nombre y apellidos, número
de afiliación a la seguridad social, categoría del puesto de trabajo, grupo de
cotización, fecha de alta y fecha de antigüedad en la empresa.
*Periodo de liquidación al que corresponde dicha nómina:
El trabajador y el patrono fijarán el lapso para
el pago del salario que no podrá ser mayor de una quincena, pero podrá ser
hasta de un mes cuando el trabajador reciba del patrono alimentación y
vivienda.
*Detalle de las percepciones salariales y extra salariales que componen
la retribución del trabajador las cuales llamaremos asignaciones
estas son:
Sueldo o salario, Horas extraordinarias,
Vacaciones, Comisiones, Retroactivo, Día de descanso, Bono nocturno,
Sobretiempo en feriados, Permiso remunerado, Prima por hijos.
*Percepciones extra salariales:
Los servicios de los centros de educación
inicial, tarjetas electrónicas de alimentación, Los reintegros de gastos
médicos, farmacéuticos y odontológicos, Las provisiones de ropa de trabajo, Las
provisiones de útiles escolares y de juguetes, El otorgamiento de becas o pago
de cursos de capacitación, formación o de especialización, El pago de gastos
funerarios.
*Detalles de las deducciones:
Son todos los conceptos, todos los valores que
se le descuentan a los trabajadores estos son: Seguro social, paro forzoso,
Sindicato, Caja de ahorro, Política habitacional, INAVI, ince, comedor,
Préstamo compañía, Crédito comercial entre otros.
*Neto a percibir:
La nómina tiene consideración de documento
acreditativo del pago de salarios ya que cierra los pagos pendientes al
trabajador para el periodo estipulado.
*Detalle de las bases de cotización de la nómina:
Firma y sello por la empresa y trabajador: La
firma del trabajador no es necesaria si el pago de la nómina se ha realizado a través
de medios bancarios que puedan demostrar la percepción salarial por parte del
trabajador
TIPOS DE NÓMINAS EN VENEZUELA
Según sus elaboraciones estas pueden ser:
*Manuales: Se elabora por
cálculos enteramente manuales, usadas en empresas pequeñas o de mediana
capacidad.
*Sistematizadas: Se elabora a
través de un computador, el cual permite, generalmente por medio de
codificaciones, calcular automáticamente, tanto los aportes como los descuentos
efectuados en el período a paga.
Según la forma de pago estas pueden ser:
semanal, quincenal, mensual, catorcenal
Según el tipo de personal:
*Nómina Ejecutiva
o Mayor: Para directivos y alta gerencia. (Nómina confidencial).
*Nómina de
Empleados: Para el resto del personal empleado.
*Nómina de
Obreros: Para personal operativo; a su vez puede ser dividida, para efectos de
costo, en personal de producción y personal de mantenimiento.
FACTORES QUE INTERVIENEN:
El profesional de Recursos Humanos tiene que tener en cuenta una serie
de factores internos y externos de influencia que deben tenerse en cuenta en la
formulación o revisión de la nómina y las políticas salariales establecidas, y
de esta manera poder decidir sobre el nivel general de salarios más conveniente
para la empresa.
*El
coste de la vida:
La política salarial debe contemplar el poder
adquisitivo de los salarios. El IPC es un referente para la implantación o
actualización de las retribuciones. Aunque hay que tener en cuenta que una
subida importante de dicho índice puede neutralizar cualquier mejora salarial
conseguida por los trabajadores. Es imposible ignorar el IPC en las
estimaciones salariales, ya que su consideración es una práctica habitual en
todos los convenios colectivos.
*Las
restricciones legales:
La empresa ha de fijar el sueldo base, los
complementos, el número de pagas extraordinarias etc. dentro del marco legal de
leyes y convenios colectivos siempre intentando maximizar los beneficios
empresariales y la satisfacción del personal.
*La
productividad:
Los salarios tienden a aumentar cuando crece la
productividad. Ésta depende en gran medida de la energía y de la calificación
de la mano de obra, pero sobre todo de la tecnología disponible. Los niveles
saláriales de los países desarrollados son hasta cierto punto elevados debido a
que los trabajadores tienen una alta preparación que les permite utilizar los
últimos adelantos tecnológicos.
*La
capacidad de pago de la empresa:
Desde el punto de vista de la empresa, es el
criterio más importante para fijar los salarios es su capacidad económica para
pagarlos, aunque parece obvio, en estos tiempos de crisis, en el que tenemos
limitado el crédito es difícil aplicarlo.
CAPITULO II APLICACIONES PARA NOMINAS
DEFINICIÓN.
El software para nomina es una resolución
informática diseñada para maximizar la productividad de
las personas encargadas de registrar y controlar correctamente todos los
aspectos de la nómina de los obreros y empleados de la empresa, permitiendo
reducir las cargas excesivas de trabajos y disminuyendo errores.
Las empresas que poseen software de nómina
pueden contar con todos los registros de sus empleados, fechas de ingreso, pago
y retiro así como los registros de toda la relación laborar que la empresa ha
tenido con cada uno de sus empleados.
CARACTERÍSTICAS:
*De acuerdo a su nivel de complejidad. Permite a los usuarios
administrar la nómina de sus operaciones en muchos países, empresas y/o centros
de costos.
*Debe ser
paramétrico: esto quiere decir que se pueda manipular fácilmente para adaptarlo
a las necesidades de las empresas.
*La dirección podrá
consultar directamente información relevante que le permite la toma de
decisiones con bases.
*Facilita la
explotación de la información directamente por el usuario con base en sus
propias necesidades.
*Definición y
formulación sencilla de conceptos sobre los cuales se buscara el cálculo de la
nómina.
SOFTWARE PARA NOMINAS MÁS UTILIZADOS EN
VENEZUELA
Son muchos los software administrativos en Venezuela, incluso se puede
asegurar que en cada estado con sus excepciones por supuesto de Venezuela
existe una empresa que desarrolla de alguno u otra forma software
administrativo. Desde el Zulia, Mérida, Valencia, Táchira y Caracas. Los más
utilizados en Venezuela son:
*El
Sistema Valery:
Valery es un software desarrollado por Cybernetix de Venezuela. Está
diseñado para ayudar a las pequeñas y medianas industrias a administrar sus
operaciones a través de una organización sencilla de facturas y control de
inventario. El software se ejecuta en Windows y es compatible con la mayoría de
las aplicaciones para oficina. El paquete viene en dos versiones: una estándar,
que se vende por Bs.300.000 más IVA y una versión profesional que cuesta
Bs.400.000. Cybernetix ha vendido 3.000 licencias de Valery en Venezuela y
tiene pensado expandir las ventas hacia Colombia y República Dominicana.
Valery
incluye las siguientes Beneficios:
-Es el
software más económico del mercado.
-Soporte
a nivel nacional.
-Fácil
de usar.
-Compatible
con las impresoras fiscales, epson, bematech.
-Es
completamente compatible con Windows
-Limitaciones
de usuario por claves.
-Ajustado
a las normas del seniat.
-Compatible
con bsf.
-Limitaciones
de acceso por jerarquía de usuarios.
Los productos Valery se han caracterizados por su facilidad de uso y procesos
sencillos para que todos los usuarios se sientan cómodos a la hora de trabajar
con Valery.
*Galac
nomina:
Es el sistema más completo para llevar la nómina de empresa
de una manera práctica y sencilla. Lleva las nóminas de múltiples empresas y
trabajadores, calcula utilidades, prestaciones, intereses, fideicomiso,
vacaciones, reposos, liquidaciones y más. Maneja los préstamos, caja de
ahorros, régimen prestacional de vivienda y hábitat, tickets de alimentación y
la liquidación del I.V.S.S. por el TIUNA.
Beneficios:
*Facilita
el cumplimiento con la Ley del Trabajo: lleva las nóminas de tantas compañías y
de tantos trabajadores como lo requiera, realiza pagos, calcula utilidades,
garantía de prestaciones e intereses.
*Ahorra
tiempo: prepara la información de su nómina y de su fideicomiso para ser
entregada al banco de su preferencia.
*Calcula
e imprime vacaciones, utilidades, liquidaciones, garantía de prestaciones,
intereses sobre garantía de prestaciones e informes al Ministerio del Trabajo,
todo ello ajustado a la Ley y Reglamento vigentes.
*Profit
Plus Nómina 2KDoce:
Profit Plus Nómina 2KDoce es una solución altamente flexible que le
ofrece soporte a sus principales procesos en el área de Recursos Humanos, para
obtener lo mejor de cada talento de la organización, así como configurar y
calcular la nómina para los diversos contratos, prestaciones, utilidades,
vacaciones, bono vacacional y más.
Se adapta a los lineamientos de la nueva Ley Orgánica del Trabajo, los
Trabajadores y Trabajadoras (L.O.T.T.T.), y le permite fácilmente ajustar su
gestión empresarial a las normativas vigentes.
Profit Plus Nómina 2KDoce incluye los formatos de interfaz de las
principales entidades bancarias del país, lo que permite agilizar las gestiones
de los distintos pagos asociados a los procesos de nómina.
Beneficios
-Posibilidad
de programar en cualquier formato adicional (TXT bancarios, archivos HTML,
archivos, Excel, etc.)
-Permite
la generación de la planilla AR-I (agente de retención de impuestos) para el
SENIAT.
-Incluye
los reportes institucionales para el Ministerio del Poder Popular para Trabajo
y Seguridad Social (MPPTSS).
CAPITULO
III. CASO DE ESTUDIO.
DESCRIPCIÓN
DE LA EMPRESA
El
Alazán de Oro C.A
Exquisiteces
en carnes, pizzas y algo más
Dirección:
paseo nivel feria N¨50 C.C La Cascada, Maturín
MISIÓN
Lo que
nos impulsa es…
Satisfacer las necesidades de nuestros clientes ofreciéndoles calidad y
variedad de productos y servicios a precios competitivos y asegurándoles una
agradable experiencia de compra.
Para
esto, nos esforzamos en desarrollar una cadena rentable, con alta eficiencia
operativa, recursos humanos competentes y tecnología de vanguardia; capaz de
sustentar un exitoso crecimiento.
VISIÓN
Ser la cadena líder en el país, competitiva en precios y en calidad de
servicio, superando las expectativas de nuestros clientes e inversionista.
DESCRIPCIÓN
DE LA HERRAMIENTA (SOFTWARE)
Saint
Nómina
Se diseñó con el propósito de permitir el control de la información de
nómina de la empresa. La sencillez de uso y su funcionalidad son premisas muy
importantes tomadas en cuenta para el diseño del programa. Está basado en los
estándares Saint ® y Windows ®, lo que hace de este producto una herramienta
poderosa y además permite a los usuarios un manejo sencillo y amigable. Saint
Nómina permite llevar un control detallado del personal, es totalmente
configurable, lo que hace de él una versátil herramienta, ya que le permite
adaptar el sistema a casi cualquier tipo de empresa.
Características Generales Saint
Nómina:
*A través del módulo Configurador, Saint Nómina le permite definir y
configurar los parámetros que servirán de estructura principal para el funcionamiento
del sistema.
*Permite crear y configurar cualquier tipo de concepto de Asignación,
Deducción, y Patronales a través de una formulación sencilla, permitiendo
además aplicarlos o no a los tipos de nóminas, frecuencias de pago existentes,
e incluso personalizar el cálculo para un trabajador en particular.
*Permite la configuración de calendario de días feriados a nivel de la
empresa, del tipo de nómina y del trabajador.
*Permite clasificar el personal hasta por cinco (5) niveles funcionales,
así como también, lleva un control detallado de toda la información relacionada
con el trabajador: Aumentos, Familiares, Suspensiones, Préstamos Acumulados,
Vacaciones, etc.
*Permite el cálculo de prestaciones e intereses así como también de
retiros de los mismos. Posee un programador de vacaciones, así como también un
control de adelantos de días y pago de las mismas.
*Permite el cálculo de liquidación en línea.
*Permite el manejo de préstamos con cuotas con deducciones normales y
especiales.
*Por ser desarrollado en Windows ®, posee numerosas ventanas de
información que permiten de una manera rápida y directa efectuar consultas y
buscar información.
