*Concepto de Problema.
Un problema es una circunstancia en la que se genera un obstáculo al curso normal de las cosas. Su etimología nos demuestra que un problema es aquel que requiere de solución. A nivel social, el concepto más genérico de problema puede ser vertido en cualquier campo, porque en teoría, problemas existen en todos lados.
*Naturaleza de un problema.
Un problema es algo que perturba la paz o armonía de quien o quienes la tienen, en la materia que estamos estudiando a los administradores no les agrada aceptar que sus organizaciones tienen problemas, en cambio un buen administrador esta consiente que para que una empresa funcione adecuadamente necesita conocer sobre los problemas que se encuentran dentro de su empresa, para así poder encontrar una buena solución y poder hacerles frente.
Para poder encontrar o poder estudiar la naturaleza de los problemas nos podemos hacer las siguientes preguntas y poder obtener información certera sobre la misma.
1.- ¿Qué es lo que se hace?
2.- ¿Cómo se hace?
3.- ¿Con que frecuencia se presenta?
4.- ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o de decisiones?
5.- ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?
6.- ¿Existe algún problema?
7.- ¿Si existe un problema, que tan grave es?
8.- ¿Si existe un problema, cual es la causa que lo origina?
Estas preguntas les podemos dar respuestas conversando con personas que tengan conocimiento sobre esto, para así poder reunir detalles relacionados a la empresa, cuando no es posible conversar se pueden realizar cuestionarios.
*Problemas de acción y problemas de investigación.
Una vez detectado el problema y se decide realizar un plan estratégico para afrontarlo, se tiene que analizar la situación. Hay que determinar los elementos más relevantes y obviar los que no lo son, analizar las relaciones entre ellos y la forma en la cual se puede influir en los mismos. Además, se tiene que tener en cuenta que cada persona enfrenta los problemas de manera diferente, basada en su experiencia, donde la recolección de información juega un papel muy importante en la toma de decisiones para encontrar la solución más adecuada del problema.
*Problemas simples, complejos y complicados.
-Problemas simples.
Es aquel donde las relaciones causa y efecto son evidentes para todos y existe una respuesta correcta para cada una de las situaciones a las que se enfrenta.
-Problemas complejos.
De acuerdo al ámbito de lo complejo no podemos predecir los resultados, aunque existen relaciones causa y efecto, estas no son visibles ni son fácilmente repetibles.
-Problemas complicados.
Allí existen relaciones causa y efecto pero no son tan evidentes, pues hay un desfase en el tiempo o en el espacio que nos impide ver las conexiones de casualidad. En este tipo de problema no existe una única solución o respuesta para cada problema.
*Proactividad, reactividad y análisis del problema.
La proactividad hace referencia a una actitud presente en algunas personas, que no permiten que las situaciones difíciles los superen; que toman la iniciativa sobre su propia vida y trabajan en función de aquello que creen puede ayudarlos a estar mejor. Pero la proactividad no se limita a una toma de decisiones o a iniciar un proyecto, implica además hacerse cargo de que algo hay que hacer para que los objetivos se concreten y buscar el cómo, el dónde y el por qué.
La reactividad puede definirse también como el estímulo sensorial o inusual interés en aspectos del entorno, como lo puede ser la indiferencia al calor o al frío, así como dar respuestas adversas a sonidos o texturas específicas, también tener un sentido del olfato o del tacto exacerbado. La reactividad no deja de ser un resultado en la inteligencia emocional, para manejar, entender, seleccionar y trabajar sus emociones con el fin de generar resultados positivos.
El análisis de problemas; esta etapa consiste en comprender la condición del momento de visualizar la condición deseada, es decir encontrar el problema y reconocer que se debe tomar una decisión para llegar a la solución de este. El problema puede ser actual, porque existe una brecha entre la condición presente real y lo deseado, o potencial, porque se estima que dicha brecha existirá en el futuro.
Es necesario tener una visión objetiva, y tener bien claro el compromiso de escuchar las ideologías de los demás para así poder formular una posible solución colectiva.
*Valores y su clasificación.
Los valores son todos aquellos principios que le permiten a los seres humanos mediante su comportamiento realizarse como mejores personas; es decir son esas cualidades y creencias que vienen anexadas a las características de cada individuo y que ayudan al mismo a comportarse de una forma determinada. Los valores posibilitan la determinación de nuestras prioridades, y ayudan a encaminar la vida del ser humano a una autorrealización; estas creencias permiten elegir al hombre entre una situación u otra, o entre una cosa u otra.
Existen diferentes tipos de valores, también denominados valores universales que se caracteriza o se diferencian por lo que equivalen; entre ellos están:
-Valores personales.
Son los valores a los cuales se les estima como fundamentos o normas indispensables para el levantamiento de nuestra vida, es decir los pilares fundamentales establecidos por sí mismo para vivir, que pueden variar de acuerdo a la persona.
-Valores socio-culturales.
Estos son principios que enfocan en el comportamiento de cada individuo dentro de una determinada sociedad; con el correr de la historia estos han ido cambiando variando de acuerdo a la sociedad.
-Valores familiares.
Estos se refieren a todos aquellos valores o normas inmersas o que imperan en una familia, y que permiten relacionarse entre sí; los valores familiares pasan de generación en generación que definen nuestro comportamiento dentro del ámbito familiar.
-Valores espirituales.
Son patrones de comportamiento que a través de su práctica permiten que se tenga una relación con alguna deidad; es decir los valores espirituales generan que exista una conexión con Dios.
-Valores morales.
Aluden a aquellos parámetros que posibilitan a la persona realizarse como mejor persona, que pueden ser desarrollados y perfeccionados por los mismos a lo largo de la vida.
-Valores materiales.
Son aquellos valores que le permiten a un individuo la permanencia o estabilidad, relacionándose a las necesidades básicas existentes tales como la vestimenta, la comida, entre otras.
-Valores Organizacionales.
Son aquellos valores definidos por una determinada organización o empresa inmersos en su política empresarial; entre los valores organizacionales se pueden describir: el trabajo en equipo, la honestidad, justicia, orden, limpieza, entre otros.
*Influencia de los valores en el análisis de problemas y toma de decisiones.
Los valores nos rigen como seres humanos desde nuestras acciones y las decisiones que tomamos diariamente. Se puede decir que los valores son parte de nuestra esencia como personas, solo que hay que saber diferir cuando los sentimientos pueden tomar cartas en el asunto, y desde luego cuando se tengan que hacer a un lado para realizar la toma de decisiones correcta, pero no quiere decir que se debe ser más calculador, sino que se tiene que aprender a tomar decisiones adecuadas al conflicto sin importar que se usen los valores, siempre y cuando sea lo más conveniente.
*Contexto que prevalece en el ámbito laboral de un Licenciado de Gerencia de Recursos Humanos.
Todo Gerente que forme parte de una empresa u organización tiene que asumir la responsabilidad de tomar decisiones ante cualquier conflicto o contingencia que se presente en la misma; cuando lo hace el resto de la organización comprende que detrás de la decisión tomada por el gerente existen bases y razones claras que han llevado a tomar decisión, como lo es que allá analizado una determinada información que le ha permitido ver de manera objetiva el mejor camino. Es de gran importancia que la decisión se tome estando totalmente seguro para que de tal manera de evite tomar una decisión errónea y cause mayores problemas tanto a la organización como a los empleados.
*Análisis de preocupaciones.
Se puede definir el análisis de preocupaciones como un proceso o secuencia de pasos lógicos que permite definir, aclarar, priorizar y enfocar las distintas “preocupaciones” o “situaciones” a las que nos enfrentamos diariamente, tanto en el ámbito laboral como en el personal.
*Pasos del análisis de preocupaciones.
-Listar preocupaciones: Definir y listar todas las preocupaciones, sin valorarlas todavía.
-Separa preocupaciones: A veces, las preocupaciones no son claras o involucran varios temas, por lo tanto, hay que tratar de especificarlas para enfocarlas y pasar a la acción. Para que todos entiendan lo mismo, es necesario que el tema o preocupación sea definido con precisión y concisión.
-Priorizar preocupaciones: El objetivo de priorizar las preocupaciones es abocarse y atacar aquellas más importantes.
*Métodos cualitativos y cuantitativos aplicados a la Gerencia de Recursos Humanos para el análisis de problemas y toma de decisiones.
-Métodos cualitativos.
Cuando utilizamos métodos cualitativos para la toma de decisiones, necesitamos recolectar información, sobre un problema dado, consultar expertos en el campo específico y confiar en su experiencia; sin embargo, esta información puede ser o no real.
Por lo tanto para comprobar la veracidad de la información existen algunas técnicas como:
- Lluvia de ideas: Es una técnica efectiva para generar ideas nuevas detectando el problema en forma simple y específica.
- Sinéctica: este método es muy similar a la lluvia de ideas. La sinéctica utiliza una herramienta: la analogía. La analogía es un ejercicio de comparación o relación entre personas, hechos o términos, señalando características generales y particulares, generando razonamiento basados en las semejanzas halladas entre aquellos.
- Decisiones por consenso: Es un proceso de decisión que busca no solamente el acuerdo de la mayoría de los participantes, sino también persigue el objetivo de resolver o atenuar las objeciones de la minoría para alcanzar la decisión más satisfactoria.
- Técnica Delphi: Esta herramienta tiene por objetivo conocer la opinión de un grupo de personas expertas o especialmente interesadas sobre un tema en concreto.
- Técnica de la pecera: Consiste en formar un pequeño grupo de representantes con conocimientos especializados en el área del problema, quienes sus ideas y opiniones al respecto, mientras que el resto del grupo escucha.
- Interacción didáctica: Esta técnica se usa cuando la decisión final es demasiado completa y la investigación amplia o las decisiones están divididas.
- Negociación colectiva: Es el procedimiento a través del cual uno o más empleadores se relacionan con una o más organizaciones sindicales o con trabajadores que se unen para negociar colectivamente, con el objeto de establecer condiciones comunes de trabajo por un tiempo determinado, de acuerdo con las normas contenidas en el código del trabajo.
- Metodología Zoop: Es un sistema de técnicas y procedimientos para la planeación de proyectos.
-Métodos cuantitativos.
Gracias a la ciencia administrativa se han desarrollado métodos de análisis y herramientas cuantitativas, de esta manera, la toma de decisiones se vuelve mucho más objetiva.
Un factor importante que se debe considerar al seleccionar una herramienta de toma de decisiones es su grado de confiabilidad, ya que así la incertidumbre y el riesgo resultan menores.
A continuación se presentan algunas técnicas cuantitativas para la toma de decisiones:
*Matriz de resultados: Es un instrumento muy utilizado que muestra los posibles resultados que se pueden conseguir, al seguir estrategias en diferentes circunstancias.
- Árboles de decisiones: Consiste en asignar probabilidades a eventos en condiciones de riesgo o incertidumbre mediante la representación gráfica que ilustra cada estrategia o alternativa a través de una ramificación, parecidas a las ramas de un árbol.
- Sistemas de inventarios: Estos ayudan a controlar los costos totales de inventarios y también pueden reducir el costo total de comprar para almacenar, de llevar el inventario y quedarse sin él.
- Programación lineal: El objetivo primordial de la programación lineal es maximizar o minimizar funciones lineales en distintas variables reales con restricciones, también lineales. Estos corresponden a situaciones reales en las que se pretende identificar y resolver dificultades para la mejor utilización de recursos limitados y casi siempre costosos.
- Teoría de colas: Se refiere a la forma de optimizar una distribución que se ve afectada por la aglomeración y espera, teniendo como foco los puntos donde hay congestión y las demoras que hay en algún punto del servicio.
- Teoría de redes: Permite a los gerentes confrontar aspectos en grandes proyectos. El uso de esta técnica disminuye el tiempo necesario para planear y producir productos complejos.
- La programación entera: El método de ramificar y limitar, la programación dinámica y la programación de metas son método para escoger entre alternativas en situaciones donde las respuestas deben hallarse en números enteros, donde la decisión que confronta la gerencia es una que involucra muchas etapas consecutivas donde los objetivos organizacionales deben enunciarse en algo masque simples términos numéricos.
- La simulación: Es un procedimiento que estudia un problema al crear un modelo del proceso involucrado en ese problema y después, mediante una serie de soluciones por tanteaos organizados, intenta determinar una mejor solución a ese problema. La simulación cuantitativa más usada hoy en día.
- El análisis de Markov: Llamado así en honor de un matemático ruso que desarrollo el método en 1907, permite encontrar la probabilidad de que un sistema se encuentre en un estado en particular en un momento dado. También permite encontrar el promedio a la larga. Con esta información se puede predecir el comportamiento del sistema a través del tiempo. La tasa más difícil es reconocer cuando puede aplicarse.
Con frecuencia esta herramienta es utilizada cuando se pretende realizar alguna actividad o resolver problemas de acuerdo a diferentes puntos de vista de los integrantes de un grupo. Dentro de las organizaciones es importante el uso de esta herramienta ya que fomenta el trabajo en equipo y motiva a la generación de opiniones de los integrantes de los grupos siempre y cuando estas sean coherentes de acuerdo al tema que se está abordando.
*Diagrama de Paretto.
Ayuda a la detección de problemas que tienen más relevancia, visualmente permite identificar las minorías pero de características vitales a las cuales es primordial prestarles atención y así tomar decisiones para llevar a cabo una acción. En la figura – el eje vertical es la frecuencia con la que ocurren los valores de forma individual y el eje vertical derecho es el porcentaje acumulado.
*Diagrama de Ishikawa.
También conocido como Diagrama causa efecto o diagrama espina de pescado, el nombre de este diagrama hace honor al DR. Kaoru Ishikawa donde el desarrollo esta herramienta mediante la observación de que un procedimiento no puede ser predecible sin tomar en cuenta todos aquellos factores que pueden originar aquel proceso y de qué forma se interrelacionan entre sí. Este diagrama consiste en una flecha horizontal la cual nos lleva al extremo derecho donde nos lleva al “problema” que se deberá analizar pero a su vez contempla varios factores “causas” que están directamente relacionados con el problema que se está analizando, ya sea porque influyen o afectan.
*Diagrama de tallo.
El diagrama de tallos y hojas (Stem-and-Leaf Diagram) es un formato para presentar datos cuantitativos en un formato gráfico, similar a un histograma.
Permite obtener simultáneamente una distribución de frecuencias de la variable y su representación gráfica. Para construirlo basta separar en cada dato el último dígito de la derecha (que constituye la hoja) del bloque de cifras restantes (que formará el tallo).
*Distribución de frecuencia.
Las distribuciones de frecuencias son tablas en que se dispone las modalidades de la variable por filas. En las columnas se dispone el número de ocurrencias por cada valor, porcentajes, entre otros. La finalidad de las agrupaciones en frecuencias es facilitar la obtención de la información que contienen los datos.
*Muestreo, encuesta, matriz de selección.
Un muestreo es el procedimiento a través del cual es seleccionada una muestra (que es un subconjunto de elementos de una población, es decir, una porción de elementos extraídos de una población previamente definida) a partir de una población. El muestreo se refiere a esa reducción de elementos que componen a un universo o población, para así poder cumplir con la investigación correspondiente.
La encuesta es un procedimiento dentro de los diseños de una investigación descriptiva en el que el investigador recopila datos por medio de un cuestionario previamente diseñado, sin modificar el entorno ni el fenómeno donde se recoge la información ya sea para entregarlo en forma de tríptico, gráfica o tabla. Los datos se obtienen realizando un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una muestra representativa o al conjunto total de la población estadística en estudio, integrada a menudo por personas, empresas o entes institucionales, con el fin de conocer estados de opinión, ideas, características o hechos específicos.
La matriz de selección es una herramienta para tomar decisiones en equipo, utilizando criterios ponderados y acordados. Esta herramienta se emplea para asignar propiedades a problemas, tareas, soluciones u otras opciones posibles.
Debido a que la matriz de selección proporciona un enfoque lógico a la elección de un conjunto de opciones, es ideal para elegir un problema. Así mismo es posible usarla para evaluar y disminuir una lista de soluciones potenciales para un problema.
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